Charte de protection des données à caractère personnel du Carrefour des stagiaires

1. L’objet de la charte de protection des données à caractère personnel

Le CDS se donne pour objectif de traiter les données personnelles avec le plus grand soin et en conformité avec la règlementation applicable et en particulier le Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après : le « RGPD », accessible à l’adresse suivante : https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj. Lorsqu’un article est mentionné sans référence à aucun texte dans la présente charte, il s’agit d’un article du RGPD), et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel (accessible à l’adresse suivante : http://www.ejustice.just.fgov.be/eli/loi/2018/07/30/2018040581/justel).

La présente charte a pour but de vous informer au sujet :

Des données à caractère personnel que nous traitons et les raisons de cette collecte ;
De la teneur des traitements que nous accomplissons ;
De vos droits et des moyens de les exercer en qualité de personne concernée.

La présente Charte peut être modifiée à tout moment, afin notamment de nous conformer à toute évolution réglementaire, jurisprudentielle ou technologique. Nous vous invitons donc à en vérifier régulièrement le contenu. Toute modification substantielle de la Charte vous sera notifiée ou fera l’objet d’une mention expresse sur la page d’accueil du Site.

Les concepts tels que « traitement », « responsable du traitement », « sous-traitant », « personne concernée », « données à caractère personnel », etc. ont la signification que leur donne le RGPD.

2. Qui est responsable de l’utilisation de vos données dans le cadre de votre relation avec nos services ?

Le responsable du traitement de vos données est l’ASBL Carrefour des stagiaires (ci-dessous : « CDS » ou « nous »), dont le siège social est établi au Palais de justice, place Poelaert, 1, à 1000 Bruxelles, inscrite à la BCE sous le n°0474.897.449, avec comme adresse email [email protected].

Le CDS est une association sans but lucratif, composée exclusivement d’avocats, majoritairement stagiaires, dont l’activité consiste notamment à :

assurer un lieu de réflexion, de proposition et d’échange sur les problèmes et difficultés rencontrés par les avocats stagiaires du barreau de Bruxelles, en particulier de l’Ordre français du barreau de Bruxelles, sur les conditions du stage et sur toute autre question touchant directement ou indirectement lesdits avocats stagiaires ;
représenter les intérêts des avocats stagiaires du barreau de Bruxelles, émettre des propositions et servir d’interlocuteur aux bâtonniers du barreau de Bruxelles, aux autorités ordinales et aux pouvoirs judiciaire et politique ;
organiser des événements, manifestations et réunions en vue de promouvoir ses activités ainsi que la cohésion entre les avocats stagiaires du barreau de Bruxelles ;
promouvoir les liens et les intérêts communs aux avocats stagiaires de l’Ordre français et de l’Ordre néerlandophone de Bruxelles ;
favoriser et promouvoir l’accès à la profession d’avocat ;
organiser des formations et activités de loisirs ou académiques, à destination des avocats ou du public.

Le CDS exploite le site internet accessible à l’adresse (URL) suivante : https://www.carrefourdesstagiaires.com/

Lorsque vous visitez notre site et interagissez avec le CDS, nous pouvons être amenés à collecter et à traiter des données à caractère personnel vous concernant, en tant que responsable du traitement.

3. Les raisons des traitements de vos données à caractère personnel et leurs fondements

Vous trouverez ci-dessous un tableau reprenant les différentes finalités de nos traitements et leur base de licéité au sens du RGPD.

Intitulé de la finalité du traitement	Base de licéité du RGPD
Recrutement des membres de l’ASBL	Article 6,1, f) Nous avons un intérêt légitime à traiter certaines données à caractère personnel des membres potentiels pour leur donner des informations pratiques. Article 6, 1, a) Dans le cadre du processus de recrutement et via le formulaire de demande d’adhésion, chaque membre potentiel consent au traitement de ses données personnelles par le CDS
Gestion administrative des membres de l’ASBL	Article 6, 1, b) L’exécution d’un contrat conclu avec vous ou de mesures précontractuelles Article 6,1, f) Nous avons un intérêt légitime à traiter certaines données à caractère personnel des membres du CDS afin de permettre le fonctionnement de l’association
Gestion des formations proposées aux avocats	Article 6, 1, b) L’exécution d’un contrat conclu avec vous ou de mesures précontractuelles
Organisation des projets « audience », « huissier », « prison », « parquet » et « permanences décentralisées »	Article 6, 1, b) L’exécution d’un contrat conclu avec vous ou de mesures précontractuelles
Organisation de voyages	Article 6, 1, b) L’exécution d’un contrat conclu avec vous ou de mesures précontractuelles
Organisation d’événements festifs (soirées et activités)	Article 6, 1, b) L’exécution d’un contrat conclu avec vous ou de mesures précontractuelles Article 6,1, f) Nous avons un intérêt légitime à traiter certaines données à caractère personnel des personnes se rendant à nos événements publics
Organisation du fonds d’aide aux stagiaires	Article 6, 1, b) L’exécution d’un contrat conclu avec vous ou de mesures précontractuelles
Envoi de lettres d’information	Article 6, 1, f) Nous traitons les données afin de communiquer les informations relatives à notre activité. Nous avons un intérêt légitime à vous tenir informé des dernières initiatives du CDS, accomplies en faveur des stagiaires.
Aide et demandes d’informations sur le stage	Article 6, 1, f) Nous avons un intérêt légitime à traiter les données à caractère personnel des personnes contactant le CDS, afin de répondre à leurs questions.
Représentation des intérêts des avocats stagiaires du barreau de Bruxelles	Article 6, 1, f) Nous avons un intérêt légitime à utiliser certaines données des avocats stagiaires afin de permettre la réalisation d’analyses, rapports et documents contribuant à une meilleure information et représentation des stagiaires.
Publication des photos prises lors de nos évènements et voyages	Article 6, 1, f) Nous avons un intérêt légitime à publier les photos prises au cours de nos événements, afin de donner de la visibilité à ceux-ci.
Inscription sur le site internet	Article 6, 1, b) L’exécution d’un contrat conclu avec vous ou de mesures précontractuelles Article 6, 1, f) Nous avons un intérêt légitime à vérifier que seuls les stagiaires ont accès à certaines parties du site internet
Gestion de la comptabilité	Article 6, 1, c) Nous traitons les données personnelles pour établir notre facturation. Ce traitement est nécessaire à la réalisation de nos obligations légales définies par le Code T.V.A. en matière fiscale et comptable.

4. Les données à caractère personnel que nous traitons et les modalités de la collecte

Nous collectons uniquement les données personnelles adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Suivant les finalités, la collecte des données est réalisée différemment.

Vous trouverez ci-dessous un tableau reprenant, finalité par finalité, les catégories de données que nous récoltons.

Intitulé de la finalité	Catégories de données récoltées
Recrutement des membres de l’ASBL	1) Données d’identification personnelles (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail) 2) Informations professionnelles (ancienneté au barreau et numéro d’avocat) Ces données sont récoltées directement auprès de la personne
Gestion administrative des membres de l’ASBL	1) Données d’identification personnelles 2) Poste occupé dans l’association
Gestion des formations organisées par le CDS	1) Pour les participants : a) Données d’identification personnelles b) Appartenance aux catégories suivantes : non-avocat, avocat, avocat-stagiaire c) Données d’identification financières (n° de compte bancaire) 2) Pour les intervenants : données d’identification personnelles 3) Pour le personnel de l’OFABB (Ordre français des avocats du barreau de Bruxelles) : Données d’identification des personnes de contact et toute information en lien avec l’intervention de la personne de contact dans la relation contractuelle
Organisation des projets « audience », « huissier », « prison », « parquet » et « permanences décentralisées »	1) Pour les avocats stagiaires prenant part aux projets : a) Données d’identification personnelles b) Date du projet c) Engagement de confidentialité 2) Pour les professionnels participants, les structures et organisations professionnelles de ceux-ci, personnel de l’OFABB : a) Données d’identification des personnes de contact et toute information en lien avec l’intervention de la personne de contact dans la relation contractuelle b) Date du projet c) Engagement de confidentialité
Organisation de voyages	1) Pour toute personne prenant part à nos voyages : a) Données d’identification personnelles b) Informations financières 2) Pour la personne de contact en cas de problème : Données d’identification personnelles 3) Pour le personnel de nos fournisseurs : a) Données d’identification des personnes de contact (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise, adresse e-mail, etc.), b) Données financières c) Toute information en lien avec l’intervention de la personne de contact dans la relation contractuelle
Organisation d’événements festifs (soirées et activités)	1) Pour les participants : Données d’identification personnelles 2) Pour les fournisseurs : Données d’identification des personnes de contact, données financières et toute information en lien avec l’intervention de la personne de contact dans la relation contractuelle
Organisation du fonds d’aide aux stagiaires	1) Données d’identification personnelles 2) Contrat de stage 3) Informations financières (n° de compte, avertissement extrait de rôle ou tout autre document attestant de la situation financière) 4) Composition de ménage
Envoi de lettres d’information	1) Pour les avocats stagiaires : données d’identification personnelles 2) Pour les personnes s’étant inscrites à la newsletter sur le site du CDS : données d’identification personnelles
Aide et informations sur le stage	Données d’identification personnelles
Représentation des intérêts des avocats stagiaires du barreau de Bruxelles	1) Pour les avocats stagiaires de l’Ordre français du barreau de Bruxelles : a) données d’identification personnelles b) informations sur le contrat de stage 2) Pour les avocats stagiaires d’autres barreaux de l’O.B.F.G. : Données d’identification personnelles
Publication des photos prises lors de nos évènements et voyages	Photos prises au cours de nos événements et activités
Inscription sur le site internet	1) Données d’identification personnelles 2) Données d’identification professionnelles
Gestion de la comptabilité	Données d’identification personnelle et données financières

Pour toutes les finalités, la durée de conservation de vos données est de 4 ans. Sauf exceptions mentionnées ci-dessous, pour toutes les finalités, les données sont récoltées auprès de la personne concernée.

Organisation de voyages : Auprès de la personne concernée, à l’exception de la personne de contact en cas de problème, dont les informations sont fournies par la personne prenant part à nos voyages ;
Envoi de lettres d’information :
Avocats stagiaires : auprès de l’Ordre français du barreau de Bruxelles.
Personnes s’étant inscrites à la newsletter sur le site du CDS : auprès de la personne concernée
Représentation des intérêts des avocats stagiaires du barreau de Bruxelles :
Avocats stagiaires de l’Ordre français du barreau de Bruxelles : auprès de l’Ordre français du barreau de Bruxelles
Avocats stagiaires de l’O.B.F.G. : auprès des Ordres concernés

5. Les catégories de destinataires de vos données à caractère personnel

5.1. Les sous-traitants

Le CDS peut partager certaines données avec ses cocontractants qualifiés de « sous-traitants » au sens du RGPD, dans la mesure strictement nécessaire au fonctionnement d’applications ou systèmes de gestion informatisés ou non informatisés auxquels le CDS souscrit. En toutes circonstances, nous assurons la protection des données personnelles par des conventions assurant la confidentialité.

Pour lui permettre de poursuivre les finalités décrites au point 3, le CDS fait appel à certains sous-traitants, dont voici la liste des catégories :

Catégorie de destinataire	Lieu d’implantation du sous-traitant
Prestataires de services de messagerie électronique	Etats-Unis, Union européenne
Prestataires de services de réalisations de documents et tableurs en ligne	Etats-Unis
Prestataires de services d’organisation d’agendas en ligne	Etats-Unis
Prestataires de services de stockage et de partage de fichiers dans le cloud	Etats-Unis
Prestataires de services de plateforme de sondage	Etats-Unis
Prestataires de services d’inscription en ligne à des événements	Etats-Unis
Réseaux sociaux	Etats-Unis
Prestataires de services de créations et de maintenance de sites internet	Union européenne
Comptables et prestataires de services financiers	Union européenne

Pour des raisons de sécurité, la liste des sous-traitants, leur domaine d’activités, la finalité poursuivie et le cas échéant le pays dans lequel les données sont traitées et hébergées ne sont pas disponibles sur notre site mais à la première demande des personnes concernées.

Pour pouvoir accomplir certains traitements, certaines données font l’objet de transferts au sein de l’Espace Économique européen (ci-après « EEE »). Dans cette hypothèse, les données personnelles bénéficient du même niveau de protection.

Certains traitements impliquent des transferts en-dehors de l’Espace Économique Européen. Dans cette hypothèse, nous nous sommes assurés que le sous-traitant situé dans des États non-membres de l’EEE ressort d’un État qui garantit un niveau de protection adéquat en vertu d’une décision d’adéquation prise par la Commission européenne ;

La signature des clauses contractuelles conformes à la décision 2010/87 de la Commission européenne du 5 février 2010 relative aux clauses contractuelles types pour le transfert de données à caractère personnel vers des sous-traitants établis dans des pays tiers en vertu de la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil, et/ou ;
Le respect de règles d’entreprises contraignantes approuvées, et/ou ;
Le respect d’un code de conduite approuvé ;

5.2. Les tiers

Pour lui permettre de poursuivre les finalités décrites au point 3, le CDS communique certaines données à caractère personnel à des tiers, dont voici la liste des catégories.

Professionnels participant à nos projets et organisations professionnelles de ceux-ci

Organisations professionnelles d’avocats

Personnes qui visitent notre page Facebook, notre page Instagram et notre site internet

Destinataire de nos brochures explicatives et lettres d’information

6. Exercice de vos droits et modalités de contact

6.1. Droit d’accès

Si vos données font l’objet d’un traitement par le CDS, vous avez le droit d’obtenir les informations suivantes :

Confirmation que vos données sont ou ne sont pas traitées ;
Les finalités du traitement ;
Les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ou les organisations internationales. Dans ce cas, vous avez le droit d’être informé des garanties appropriées en ce qui concerne ces transferts ;
Lorsque cela est possible, la durée de conservation des données à caractère personnel envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
L’existence du droit de nous demander la rectification ou l’effacement de données à caractère personnel, ou une limitation du traitement des données à caractère personnel relatives à la personne concernée, ou du droit de s’opposer à ce traitement ;
Le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données ;
Lorsque les données à caractère personnel ne sont pas collectées auprès de vous, toute information disponible quant à leur source ;
L’existence d’une prise de décision automatisée, y compris un profilage, visée à l’article 22, paragraphes 1 et 4, du RGPD et, au moins en pareils cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour la personne concernée.
Une copie des données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement.

Pour exercer ce droit, veuillez nous envoyer un e-mail à l’adresse [email protected] en indiquant comme objet de l’e-mail « RGPD – Droit d’accès », accompagné d’une copie recto-verso de votre carte d’identité.

6.2. Droit de rectification

Si vous constatez que certaines données à caractère personnel que nous traitons sont inexactes, vous avez le droit de demander que nous les rectifiions/complétions. Pour exercer ce droit, veuillez nous envoyer un e-mail à l’adresse [email protected] en indiquant comme objet de l’e-mail « RGPD – Droit de rectification », accompagné d’une copie recto-verso de votre carte d’identité.

6.3. Droit à l’effacement

Vous avez le droit de nous demander que nous effacions vos données à caractère personnel dans les cas suivants :

Les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
Vous vous opposez au traitement dans le cadre du droit d’opposition (voir, dans la présente charte, le point relatif à l’exercice de ce droit) ;
Vos données ne sont pas traitées conformément à la législation en vigueur ;
Vos données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union ou par le droit de l’État membre auquel le responsable du traitement est soumis.

Pour exercer ce droit, veuillez nous envoyer un e-mail à l’adresse [email protected] en indiquant comme objet de l’e-mail « RGPD – Droit à l’effacement », accompagné d’une copie recto-verso de votre carte d’identité.

6.4. Droit de retrait du consentement

Vous avez le droit de retirer votre consentement au traitement de vos données à tout moment, sans préjudice de la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant son retrait.

Pour exercer ce droit, veuillez nous envoyer un e-mail à l’adresse [email protected] en indiquant comme objet de l’e-mail « RGPD – Droit de retrait du consentement », accompagné d’une copie recto-verso de votre carte d’identité.

6.5. Droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement lorsque l’un des éléments suivants s’applique :

Vous contestez l’exactitude des données à caractère personnel (pendant la durée nous permettant de vérifier l’exactitude de vos données à caractère personnel) ;
Le traitement est contraire à la législation en vigueur ;
Nous n’avons plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
Vous avez exercé votre droit d’opposition (pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le responsable du traitement prévalent sur ceux de la personne concernée) ;

En cas de limitation du traitement, vos données personnelles ne seront plus traitées sans votre accord préalable, à l’exception de leur conservation, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale, ou encore pour des motifs importants d’intérêt public de l’Union ou d’un État membre.

Nous vous informerons de la limitation éventuelle, ainsi que de la levée éventuelle d’une telle limitation.

Pour exercer ce droit, veuillez nous envoyer un e-mail à l’adresse [email protected] en indiquant comme objet de l’e-mail « RGPD – Droit à la limitation », accompagné d’une copie recto-verso de votre carte d’identité.

6.6. Droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel vous concernant fondé sur nos intérêts légitimes.

Vous n’avez pas le droit de nous empêcher de continuer le traitement de vos données :

Si celui-ci est nécessaire à l’exécution d’un contrat conclu avec vous ;
Si celui-ci est imposé par la législation en vigueur ;
Si le traitement est nécessaire pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Pour exercer ce droit, veuillez nous envoyer un e-mail à l’adresse [email protected] en indiquant comme objet de l’e-mail « RGPD – Droit d’opposition », accompagné d’une copie recto-verso de votre carte d’identité.

6.7. Droit à la portabilité

Vous avez le droit de demander à recevoir les données à caractère personnel vous concernant que nous traitons, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

Pour exercer ce droit, veuillez nous envoyer un e-mail à l’adresse [email protected] en indiquant comme objet de l’e-mail « RGPD – Droit à la portabilité », accompagné d’une copie recto-verso de votre carte d’identité.

6.8. Droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données, aux conditions et dans les limites fixées par le RGPD et toute autre législation applicable au traitement des Données Personnelles. Elle peut être contactée aux coordonnées suivantes :

Autorité de protection des données

Rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles

Téléphone :     +32 (0)2 274 48 00
Télécopie :       +32 (0)2 274 48 35
Courriel :          [email protected]

Pour de plus amples informations sur les plaintes et voies de recours possibles, les personnes concernées sont invitées à consulter la page suivante de l’Autorité de protection des données : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte

Nous ne manquerons pas de donner suite à vos demandes dans les meilleurs délais et au plus tard dans le mois qui suit la réception de vos demandes, nous vous informerons des suites que nous y aurons réservées.

Selon la difficulté de votre demande ou le nombre de requêtes que nous recevons d’autres personnes, ce délai pourra être prolongé de deux mois. Dans ce cas, vous serez averti de cette prolongation dans le mois suivant la réception de votre demande.